Gemeente Wingene

Vraag hier jouw evenement aan

Klik hier om het digitale aanvraagformulier in te vullen. 

Wil je een evenement organiseren in onze gemeente? Dien dan een aanvraag in via het digitaal aanvraagformulier. Je hoeft niet voor elk evenement een aanvraag te doen. Toch is dit best handig voor jezelf als organisator. Je kan er dan op vertrouwen dat je niets over het hoofd zag. Bovendien zijn via de aanvraag naast de gemeentelijke diensten meteen ook de veiligheidsdiensten, zoals politie en brandweer, op de hoogte.

VOOR WELKE EVENEMENTEN IS EEN AANVRAAG VERPLICHT?

Voldoet jouw evenement aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden? Dan is een aanvraag verplicht.

  • Je organiseert een evenement dat vrij toegankelijk is voor het publiek vanaf 100 deelnemers/bezoekers, behalve wanneer het evenement plaatsvindt in een daarvoor bestemde binnenruimte. Een voorbeeld: een eetfestijn in feestzaal de Verrekijker hoef je niet aan te vragen, een eetfestijn in een tent dan weer wel.
  • Je organiseert een evenement waarbij je (een deel van) het openbaar domein gebruikt (zowel publiek als privé/op uitnodiging).
  • Je organiseert een evenement waarvoor je een vergunning nodig hebt (bv. omdat er afwijking is van de standaard geluidsnorm of omdat je sterke drank zal aanbieden).

WANNEER VRAAG JE EEN EVENEMENT AAN?

Bij het aanvragen van een evenement moeten volgende termijnen gerespecteerd worden:

  • Grote evenementen moeten ten laatste 4 maanden op voorhand aangevraagd worden. Dit zijn evenementen waarop je meer dan 2.000 bezoekers per dag (gespreid) verwacht of 1.000 bezoekers tegelijk aanwezig op piekmomenten.
  • Kleine evenementen dienen ten laatste 1 maand voor het evenement gemeld te worden. Dit zijn publieke evenementen waarop je maximum 250 bezoekers verwacht of maximum 100 bezoekers indien het om een privé evenement gaat.
  • Val je tussen beide categorieën, dan moet je aanvraag ten laatste 2 maanden op voorhand ingediend worden.

(Ben je toch te laat? Vul dan je aanvraag in op de eerst mogelijke datum die het formulier voorstelt, en noteer bij opmerkingen de juiste datum. Deze zal toegepast worden bij validatie.)

HOE VRAAG JE EEN EVENEMENT AAN?

Je aanvraag indienen doe je via het digitale aanvraagformulier. Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, volgt een lijst met vragen. Zorg ervoor dat je dossier volledig is! Geef zoveel mogelijk info mee. Plannen, affiches en andere documenten kan je uploaden.
Heb je nog niet alle informatie? Dien dan toch tijdig je aanvraag in. Ontbrekende info kan je later nog aan het dossier toevoegen.

Tip!
Organiseer je meerdere of terugkerende evenementen? Maak bij je aanvraag onmiddellijk een account aan! Zo hoef je bij je volgende aanvragen niet telkens jouw contactgegevens opnieuw in te vullen. Via je account kan je bovendien de status van je evenement opvolgen en alle vergunningen downloaden zonder te moeten zoeken in je mailbox. Je kan in je account ook een overzicht van al jouw aanvragen raadplegen en een aanvraag kopiëren om die opnieuw te gebruiken bij een volgende editie van het evenement.
Organiseer je eenmalig een evenement, dan kan je ook rechtstreeks doorklikken naar het aanvraagformulier.

WANNEER KAN JE FEEDBACK VERWACHTEN?

Nadat je de vragenlijst hebt ingevuld, ontvang je een e-mail met de bevestiging van de ontvangst van jouw aanvraag. De aanvraag is echter pas volledig als we alle gegevens ontvangen hebben. Bij een onvolledig aanvraagdossier ontvang je een e-mail met de vraag om het dossier te vervolledigen. Eens het digitale aanvraagdossier als volledig wordt beschouwd, start de verdere opvolging.

Tijdens de opvolging staat de gemeentelijke evenementencoördinator in voor de coördinatie van de adviesverlening. Indien een evenement toelating vereist, dan wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan de burgemeester (bij wielerwedstrijden) of aan het college van burgemeester en schepenen (bij andere evenementen).

Wanneer alle adviezen, de eventuele toelating van het lokaal bestuur en de nodige vergunningen binnen zijn, ontvang je via mail het bericht dat je evenement werd goedgekeurd, met alle nodige documenten in bijlage. Hieraan kunnen eventueel een aantal bijkomende voorwaarden verbonden zijn.

Uitzonderingen

Omwille van de specifieke informatie, vereist om de aanvraag te behandelen, dienen aanvragen voor speelstraten en doortochten (wanneer er dus enkel passage door de gemeente plaatsvindt) niet ingediend te worden via het evenementenloket, maar wel via de betreffende e-loketten op de gemeentelijke website: